Система оценки 360 градусов: упрощаем сложное на практике

В двух недавних статьях этого цикла мы с вами начали разбираться в тонкостях применения технологии обратной связи 360 градусов. В статье «Введение в опрос 360°: для кого, зачем и как?» мы рассказывали вам об ее теоретических и практических основах, а в тексте «Оценка 360 градусов: что делать с отчетом» перешли к практическим тонкостям работы с типовым отчетом. Сегодня мы продолжаем погружаться в тему и возьмем курс на прикладные советы, которые пригодятся любому специалисту, сталкивающемуся или желающему столкнуться с технологией в рабочей практике. Мы поговорим о том, система оценки 360 может ускорить время проведения опроса, избежать частотных точек «увязания» и автоматизировать весь процесс в целом. Приступим! 

 

Краткое введение

Мы работаем с системой обратной связи 360° или системой оценки 360 уже много лет и, рассказывая вам о ее применении, будем опираться на свой собственный опыт. Многократно убедившись в ее эффективности и доступности, мы рекомендуем использовать 360° в качестве метода развития сотрудников, сопровождая им процессы обучения или индивидуальные траектории роста. 

 

Правильно готовимся и информируем об опросе

Первый этап, требующий утонченной настройки, — подготовка к проведению опроса. Ключевая цель этого этапа состоит в том, чтобы полностью подготовить всю коммуникацию, которая может с вами случиться в последующие дни. У вас есть фактическая задача: о процессе, его правилах и сроках должны быть проинформированы все участники. В том числе те, кто будет анализировать отчеты. Чтобы процесс прошел без сучка, без задоринки, мы советуем начать с определения целей опроса и только после этого приступать к формированию коммуникаций. Ориентируйтесь на то, что система оценки 360° подразумевает индивидуальные формы коммуникации для каждой категории участников. 

Когда стратегия коммуникаций сформирована, ее можно будет каскадировать сверху вниз. Объяснить генеральному директору (если он предложил проведение опроса, то следует заранее выяснить ожидаемые результаты и цели) и попросить его написать руководителям или всем сотрудника о важности опроса. В идеале, он может провести очную встречу, вебинар или записать видеообращение. В нашей практике был такой случай: руководитель рассказал участникам опроса о его важности на видеовстрече, а те побили все рекорды по скорости его прохождения. 

Теперь давайте попробуем обобщить все типы коммуникации, с которыми нам придется столкнуться:

• Для получателей обратной связи: а) информация о целях и роли в опросе; б) четкая инструкция для составления списков; в) информация, что делать с результатами опроса.

• Для респондентов опроса: информация о роли в опросе, как пройдет опрос, как используются результаты.

• Для проведения опроса: приглашение — напоминание — завершение — продление — отчеты.

Как провести опрос проще

Насущный вопрос, который задают себе многие специалисты, которые недавно начали работать с технологией: как проводить опрос проще и быстрее? Давайте попробуем на него ответить. 

Прежде всего, нужно взять на вооружение золотое правило: обо всем нужно задумываться заранее и начинать делать это тоже заранее. К примеру, вы определяете дату опроса. Как сделать это наиболее точно? Стоит оттолкнуться от даты его завершения. Когда вам понадобятся результаты? К окончанию программы обучения, к завершению года, в ближайшие два месяца — назначайте точную дату, когда результат будет необходим. Руководствуясь этой цифрой, вы можете с запасом рассчитать момент старта опроса. А уже после этого приступить к формированию коммуникаций и рассылки информации участникам. Заранее стоит подготовить подробный текст или видеоролик о том, зачем вообще сотрудники будут проходить опрос. Понимание того, что им дасть эта процедура, позволит заведомо повысить уровень вовлеченности и успешность самого процесса обратной связи. И наконец, мы рекомендуем сохранить созданную коммуникацию, ведь вы можете оттачивать и повторно использовать ее в следующий раз. 

Как выбрать критерии и компетенции

Еще один важный вопрос касается критериев, которые будут использованы в опросе. Есть ли у вашей компании модель компетенций, которая послужит основой для 360°? В случае, если ее нет, вы всегда можете воспользоваться универсальными моделями компетенций. Их можно найти в Интернете, сделав поправку на сомнительное качество некоторых. Для качественного проведения опроса достаточно адаптировать такую модель под условия и бизнес-контекст нашей компании. В нашей версии опроса есть универсальная модель компетенций для тех команд, у которых отсутствует своя. 

 

В нашей практике было множество ситуаций, когда в компании отсутствовали критерии, позволяющие сформировать опрос. Руководство не знало, какие компетенции являются ключевыми, на основе какой модели вводить их в опрос. В такой ситуации приходилось разрабатывать модель компетенций с нуля, а это всегда занимает время, вплоть до нескольких месяцев. Да и одной разработкой процесс не ограничится: нужно будет связаться с сотрудниками компании, объяснить им важность происходящего, рассказать о новой моделе... Все это — череда отдельных мероприятий, которые могут оказаться куда более глобальными, чем сам опрос. Зато впоследствии они пригодятся вам не только для 360°, но и для всего развития компании. 

 

Давайте попробуем упростить наше рассуждение и добавить несколько коротких пунктов: 

• Согласовывайте коммуникацию для опроса параллельно со сбором списков участников;
• Для ускорения процесса: создайте универсальные шаблоны коммуникации для опроса 360; 
• Используйте вопросы из модели компетенций компании, универсальных моделей компетенций или заранее составьте специальные вопросы для оценки 360°. 

 

Как автоматизировать систему оценки 360

Конечно, самый простой способ избежать многих технических и организационных проблем — проводить опрос на специализированной онлайн-платформе. Для этого у нас есть свой собственный сервис: 360 Online Tool. С одной стороны, мы можем искренне порекомендовать его вам. С другой, многолетнее проведение онлайн-опросов позволило нам приобрести большой опыт в их автоматизации, улучшении и сопровождении. На основе этого опыта мы и поделимся с вами советами по автоматизации процесса. Итак, что позволит ускорить процесс опроса? 

Первое, что может помочь ускорить процесс — универсальная модель компетенций. В 360 Online Tool мы используем 2 модели, всего более 20 готовых компетенций. Большая часть из них попадают под категорию «soft skills». Это позволяет нам адаптировать опрос под каждый конкретный запрос, сохраняя теоретическую основу. 

Ниже вы видите пример шкалы, которая может быть использована для опроса 360°. В данном случае, речь идет о частотной шкале: как часто люди проявляют или не проявляют необходимое поведение на рабочем месте. Такие шкалы просто воспринимать и люди легко ориентируются в них, если они состоят из небольшого количества сегментов. Однако если ваши сотрудники привыкли к другой шкале (например, в компании принято оценивать все по шести- или десятибалльной), лучше продолжать использовать привычный вариант.

Импорт сотрудников в систему оценки 360

Заранее подумайте о том, как будет осуществлен импорт сотрудников в систему. Как упростить процесс создания списков? Мы рекомендуем заранее определить шаблоны или интегрировать процесс с вашей системой учета сотрудников, чтобы вам было легче собрать данные, отвечающие принципу актуальности. Например, в нашем сервисе есть возможность загрузить списки в систему автоматически из Excel-таблицы.

Стадии опроса

Выше представлено то, как опрос выглядит «изнутри». Мы рекомендуем заранее думать о терминах и словах, которые будут использованы в ходе опроса. Если вы проводите его самостоятельно, следует заранее подготовить вступительное слово, объяснения, вопросы и завершающее слово. 

Также нельзя упускать из вида вопрос о распределении компетенций. Должны ли они быть едиными для всех участников? Или разными для разных респондентов? Например, один набор для топ команды и другой - для сотрудников без подчиненных. Как лучше сформировать опрос для разных групп сотрудников? Если компетенции будут разные, то на этапе настройки опроса вам понадобится выделить группы компетенций и назначить их разным получателям обратной связи.  

Столь же часто возникает ситуация, в которой люди перестают отвечать на вопросы, так как у них уходит слишком много времени на заполнение опросников. Особенно часто эта ситуация проявляется в опросах с большим количеством участников. В нашей практике был случай, когда 37 сотрудников разом попросили генерального директора заполнить обратную связь. Он решил честно выложиться на полную, поэтому опрос отложили на два месяца для тех, кто получал от него обратную связь. Естественно, продление было согласовано с получателями обратной связи, они ждали ее от руководителя. Нужна ли вам такая ситуация? Или опрос можно упростить, оставив только ключевые критерии или ограничив количество тех, кому дает обратную связь один респондент? 

Мониторинг заполнения опроса 360 и рассылки

Чтобы ускорить процесс и лучше его контролировать, мы рекомендуем использовать тот или иной способ мониторинга заполнения. Он позволит вам контролировать весь процесс в режиме онлайн: заполняют ли его участники, кто завершил, а кто в процессе и т. д. Эта информация позволит не только контролировать завершение опроса, но и многое понять о более фундаментальных вещах. К примеру, если сотрудники не заполняют опрос, то в чем кроется причина? Хватит одного напоминания или вы недостаточно донесли до них ценность опроса? Возможно, стоит сделать это повторно, используя другие слова и способы коммуникации. Например, попросить респондентов заполнить опрос может получатель обратной связи. 

Итоги

Сегодня мы с вами разобрались во многих неочевидных нюансах, которые могут сделать опросы 360° еще более эффективными и простыми в реализации. Как видите, львиная доля успеха кроется в заблаговременном планировании опроса: если успеть сделать все важное до, то ничто не будет отвлекать во время. Надеемся, что наши советы помогут вам успешнее планировать и реализовывать технологию 360! И на всякий случай напомним о нашем онлайн-сервисе: 360 Online Tool